Blog
Dobre otwarcie to zawsze obiecujący prognostyk dla całego przedsięwzięcia. Identycznie jest z przeprowadzaniem audytu. Jeżeli słabo zaczniesz, później to wrażenie i fatum ciągnęło się będzie przez cały audyt. Dlatego dzisiaj zdradzę ci 5 najważniejszych punktów dobrze rozpoczętego audytu.
Spotkanie otwierające audyt
Spotkanie otwierające audyt to moim zdaniem fundament udanego procesu audytowania.
Często spotyka się audytorów, którzy z marszu przechodzą do audytowania lub tylko wypiją kawę, porozmawiają o pogodzie i wyciągają checklistę. Niestety zapominają oni o słuszność wykonania dobrego otwarcia, a dobre otwarcie to klucz do sukcesu dobrego audytu.
Dlaczego należy wykonać spotkanie otwierające audyt?
Choćby dlatego, aby przedstawić dobrze cel, kryteria i zakres audytu. Jeżeli jesteś audytorem i nie znasz tych pojęć, to warto, abyś popracował nad swoją wiedzą :).
Cel audytu musi być znany każdej ze stron audytu, musi on być transparentny, zrozumiały i jasno określony. Celem audytu może być sprawdzenie systemu ISO 3834-2 ze szczególnym nastawieniem na konkretne punkty. Celem może być weryfikacja konkretnego procesu produkcyjnego lub produktu. Musi to być jednak dobrze zakomunikowane.
Kryteria audytu to inaczej wymagania, do których będziemy się odnosić. Warto o nich wspomnieć i przypomnieć, aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień w trakcie audytu.
Zakres? Zakres to zakres :). Audytujemy obszar A, B lu B lub proces X od wejścia do wyjścia.
W trakcie spotkania otwierającego przedstaw jak będzie wyglądał audyt, jakiego typu pytania będą zadawane, czy audyt będzie bazował na odpowiedniej próbce danych, na przeglądzie dokumentacji czy na wywiadach. Niech każdy będzie świadomy, tego co go czeka.
Spotkanie otwierające audyt – daj się poznać i zrozum firmę
To były twarde elementy agendy otwierającej audytu. Czas przejść do elementów miękkich.
Spotkanie otwierające audyt to świetny moment na poznanie się i „przełamanie pierwszych lodów”. Audyt jest stresujący zarówno dla audytora jak i osób audytowanych. Warto przedstawić się i opowiedzieć kilka słów o sobie, jeżeli nie znacie się jeszcze wcześniej.
Jest to też dobry moment, aby przeglądnąć jeszcze raz plan audytu i upewnić się, czy nic się nie zmieniło. Czy osoby odpowiedzialne za dane procesy, procedury na pewno będą w pracy dostępne w danych godzinach.
Jeżeli nie, to bądź elastyczny i postaraj się zmienić agendę. Pamiętaj, że audyt nie jest ważniejszy niż codziennie obowiązki w firmie.
Robiąc te zmiany teraz, unikniesz niepotrzebnego szukania ludzi i zamieszania w trakcie audytu.
No i na koniec warto, abyś zrozumiał jakie zasady panują w danej fabryce. Jak są zobowiązania wobec BHP, kiedy w firmie są przerwy na produkcji, jak wygląda dzień pracy itd. itd. Ułatwi Ci to przejście przez cały proces audytowy.
Spotkanie otwierające audyt – przy audycie wewnętrznym. Czy robić?
Wypada, a nawet należy. Pewnie zastanawiasz się dlaczego? Przecież wszyscy znamy się w firmie i pracujemy na co dzień. Czy muszę odstawiać takie ceregiele z kolegą z pracy?
Tak.
Poprzez wspólne rozpoczęcie audytu i przedstawienie najważniejszych punktów tegoż audytu, nadajesz mu nieco wyższą rangę. Nie jest to kolejna „kontrola” kilku elementów w procesie czy systemie, ale audyt.
Dodatkowo, przypomnę to jeszcze raz, rozwiewasz wszelkie wątpliwości i unikasz niepotrzebnych dyskusji w trakcie prowadzenia audytu. Kawa na ławę, każdy wie o co chodzi w tym audycie, jaki jest zakres, kryteria i kiedy skończysz.
Ponadto, jeżeli pracujesz w dużej firmie, to możesz kiedyś audytować obszar, w którym ludzie Cię nie znają. To normalne w firmach, gdzie pracuje ponad 1000 osób. Warto dobrze się zaprezentować od początku, poznać zasady panujące na danym obszarze (mogą być inne niż w Twoim dziale) i mocno rozpocząć audyt.
Dlatego warto, również wewnętrznie robić spotkania otwierające.
Podsumowanie
Spotkanie otwierające audyt to często pomijany aspekt audyty. Jest to duży błąd, bo dobrze przeprowadzone spotkanie to łatwiejszy do wykonania audyt. Zachowanie transparentności, jednakowego zrozumienia celu audytu i wspólne planowanie to klucz do łatwiejszej pracy audytora.