Szkolenie pracownika – Kto za nie płaci? Jakie prawa należą się pracownikowi?

Kto płaci za szkolenie pracownika? Czy trzeba zwrócić koszty szkolenia pracodawcy, jeżeli zwalniamy się z pracy? Co się dzieje w przypadku złamania tzw. lojalki? Czy wiesz, że pracownikowi należy się urlop szkoleniowy na czas przygotowania się do egzaminu podnoszącego kwalifikacje zawodowe?

W tym artykule opisuję dokładnie jakie prawa i obowiązki ma pracownik i pracodawca w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika.

Czy pracodawca ma obowiązek wysyłania pracowników na szkolenia?

Kodeks pracy mówi wprost, że pracodawca ma obowiązek ułatwienia personelowi podnoszenie kwalifikacji zawodowych. W czasie zatrudnienia pracownik przechodzi zarówno szkolenia obowiązkowe (np. BHP), jak i nieobowiązkowe.

Jeżeli pracownik chce samodzielnie podnosić kwalifikacje, pracodawca nie ma obowiązku za nie płacić, ani nawet dawać mu urlopu szkoleniowego na ten okres.

Jednak w przypadku, gdy to pracodawca inicjuje szkolenie pracownika lub się na nie zgadza, pracownikowi przysługują już pewne prawa określone w Kodeksie Pracy.  

Umowa szkoleniowa – czym jest i czy zawsze trzeba ją podpisywać?

Aby uregulować kwestie dotyczące warunków szkolenia, zawiera się tzw. umową szkoleniową. Sednem takiej umowy jest zobowiązanie pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu nauki przez określony czas. Okres ten nie może być jednak dłuższy niż 3 lata. Zaczyna się on liczyć od momentu zakończenia nauki.

W umowie szkoleniowej, oprócz okresu w którym pracownik jest zobowiązany do pozostawania w zatrudnieniu, powinny się też znaleźć kwestie związne z prawami i obowiązkami pracodawcy i pracownika w związku z szkoleniem (takie jak: zwrot dodatkowych kosztów: zakwaterowania, podręczników, itd., a także prawa pracownika do urlopu szkoleniowego). Warto zadbać, żeby w umowie znalazła się dokładna kwota kosztów, które w razie odejścia z pracy, powinien zwrócić pracownik.

Ważne!

Prawa przyznane pracownikowi w umowie szkoleniowej nie mogą być mniej korzystne niż te przewidziane w Kodeksie Pracy

 Umowę szkoleniową trzeba sporządzić na piśmie.

Umowa szkoleniowa a „lojalka” – czy to jest to samo?

Umowa szkoleniowa jest popularnie nazywa umową lojalnościową czy też „lojalką”. Warto jednak zaznaczyć, że nie do końca tak jest. Umowa lojalnościowa jest wtedy, że pracownik zobowiązuje się, że przez pewien okres czasu po odejściu z firmy nie będzie pracował dla konkurencji.

Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, żeby także umową szkoleniową nazwać lojalką (w końcu pracownik zobowiązuje się w niej do lojalności wobec pracodawcy). Warto jednak być świadomym istnienia też umowy lojalnościowej sensu stricte, która nie jest powiązana ze szkoleniem pracownika.

Czy zawsze trzeba zawierać umowę szkoleniową?

Nie. W przypadku niepodpisania takiej umowy, pracodawca nie ma prawa wymagać od pracownika zwrotu poniesionych kosztów szkolenia w przypadku jego odejścia z pracy.

Jeżeli taka umowa nie zostanie zawarta, a pracownik zostanie wysłany na szkolenie z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy, przysługują mu prawa przewidziane w Kodeksie Pracy, o których piszę poniżej.

Co się stanie w sytuacji, gdy umowa szkoleniowa przewiduje konieczność pozostania w firmie na 3 lata, ale wcześniej wygasa umowa o pracę (bo została ona zawarta na czas określony).

Zgodnie z prawem, pracodawca po wygaśnięciu takiej umowy nie ma prawa żądać od pracownika zwrotu kosztów szkolenia. Nawet w sytuacji, gdy umowa szkoleniowa przewiduje dłuższy czas pozostania w pracy.

Kiedy trzeba zwrócić pieniądze za szkolenie i w jakiej wysokości?

Zgodnie z art. 1035 Kodeksu pracy:

 pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe

• który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
• z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej nie dłuższym niż 3 lata,
• który w okresie wskazanym w umowie szkoleniowej, rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu,
• który w okresie wskazanym w umowie szkoleniowej rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia powołując się na winę pracodawcy lub mobbing, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach

– jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Jeśli pracownik przepracuje połowę okresu, do którego zobowiązuje go umowa, musi oddać jedynie połowę wydatków.

Urlop szkoleniowy – komu przysługuje i jak długo?

Kodeks pracy przyznaje pracownikowi odbywającemu szkolenie z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy następujące prawa:

• zwolnienie z całości lub części dnia pracy – na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
• Urlop szkoleniowy

Wymiar urlopu należnego pracownikowi reguluje kodeks pracy. Zgodnie z art. 103(2) k.p. urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze:

• 6 dni – dla pracownika przystępującego do:
  • egzaminów eksternistycznych;
  • egzaminu maturalnego;
  • egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe;
• 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego. Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Należy pamiętać, że urlop szkoleniowy powinien być wykorzystywany w czasie powiązanym ze zdarzeniem, które do niego uprawnia. Oznacza to, że nie można wybrać go później po zakończeniu szkolenia jako tzw. urlop zaległy.

Czas szkolenia, które odbywa się poza normalnymi godzinami pracy powinien się wliczać do czasu pracy, jeżeli udział w tym szkoleniu jest obligatoryjny dla pracownika. Do czasu pracy wlicza się też czasu dojazdu i powrotu ze szkolenia

Sąd Najwyższy nakazuje do czasu pracy zaliczać szkolenia organizowane poza normalnymi godzinami roboczymi pracowników, w których pracownik musi uczestniczyć na polecenie pracodawcy.

Co ważne, w umowie szkoleniowej nie można żądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia wypłaconego za czas, w którym uczestniczył w szkoleniu czy kursie, ani za czas udzielonego urlopu szkoleniowego

Kto powinien ponosić koszty zakwaterowania i wyżywienia pracownika podczas szkolenia?

To zależy od zapisów umowy szkoleniowej.

Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca nie ma obowiązku zapewnić takich dodatkowych kosztów jak: zakwaterowanie, wyżywienie czy posiłki.

Jeżeli jednak pracownik jest na szkoleniu, na które wysłał go pracodawca (czyli takie, które jest dla niego obowiązkowe), ma prawo do pokrycia kosztów związanych z wyjazdem (dieta), na zasadach określonych w prawie. Powinien więc dostać dietę i mieć zapewnione zakwaterowanie.

Jeżeli w umowie szkoleniowej, pracodawca zobowiąże się do poniesienia dodatkowych kosztów, pracownik, który zwolni się przed czasem z firmy, będzie zobowiązany te koszty pokryć w proporcjonalnej części co do czasu przepracowanego w firmie.

Szkolenia wewnętrzne –  czy pracownik musi zwrócić pieniądze w przypadku wcześniejszego odejścia z firmy?

Nie. Pracodawca nie ma prawa żądać zwrotu pieniędzy poniesionych za szkolenie pracownika wewnątrz firmy.

Umowy szkoleniowe powinny dotyczyć, tylko szkoleń prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, nie przy wykorzystaniu środków (czy to osobowych czy rzeczowych) pracodawcy.

Warto tutaj zaznaczyć, że w umowie szkoleniowej można zobowiązać pracownika tylko do rzeczywistych kosztów „zewnętrznych” związanych ze szkoleniem pracownika. Jeżeli szkolenie pracownika odbywa się przez personel pracodawcy i z wykorzystaniem sprzętu w zakładzie pracy, nie można zobowiązać pracownika do zwrotu takich kosztów.  

Dlatego, nigdy nie można zobowiązać pracownika do zwrotu kosztów jego przyuczenia do zajmowanego stanowiska.